สืบเนื่องมาจากทางธนาคารต้องการปรับปรุงระบบโสตทัศนูปกรณ์ของห้องประชุมผู้บริหารใหม่ ให้มีความทันสมัย และตอบโจทย์การใช้งานที่เพิ่มเติมไปจากเดิม ทางทีมงานออกแบบ ซึ่งหลังจากได้รับการสั่งจ้างอย่างเป็นทางการแล้วจึงดำเนินการเริ่มตั้งแต่ขั้นตอนแรก นั่นคือ: 

1. จัดการนัดประชุมรับความต้องการ (needs analysis) ของผู้ใช้งานทั้งในส่วนของ เจ้าหน้าที่ดูแลระบบโสตทัศนูปกรณ์ (AV operators) และผู้บริหารที่จะใช้ห้องของทางหน่วยงาน (end-users) ซึ่งความต้องการประกอบไปด้วย:
     – เพิ่ม USB และ wireless charger บนโต๊ะผู้ประชุมอย่างทั่วถึง
           – ลดจำนวนมอนิเตอร์ส่วนตัว (personal monitor) และเพิ่มจอ (TV display) ใหม่ บางส่วน
           – ปรับการใช้งานลิฟต์ยกจอให้เป็นอิสระจากกัน โดยระบบเดิมนั้นลิฟต์ยกจอจะขึ้น-ลงพร้อมกันหมด และทำระบบใหม่ให้เป็นอิสระจากกัน ทั้งนี้เพื่อให้สอดคล้องกับจำนวนผู้ใช้งานจริงในแต่ละครั้ง
           – เพิ่ม digital signage หรือป้ายประชาสัมพันธ์ดิจิทัล หน้าห้องเพื่อแสดงข้อมูลการประชุม และ/หรือ วาระการประชุม

           – ให้มีการใช้ Apple TV เพื่อใช้กับการนำเสนองานผ่าน AirPlay ได้ (iOS, Apple Computer, iPad, iPhone หรือเครื่องอื่นๆที่สามารถรองรับ AirPlay ได้)

           – ติดตั้งไมค์จับเสียงสภาพแวดล้อม (ambient microphone) ไว้ภายในห้องประชุมเพื่อที่เจ้าหน้าที่ควบคุมการประชุมจะรับทราบถึงสภาวการณ์ในที่ประชุมได้ตามเวลาจริง (real-time) ทั้งนี้

           – ในกรณีที่มีการประชุมที่มีข้อมูลที่เป็นความลับ (sensitive data) ให้ประธานสามารถกดปุ่มตัดเสียง (mute button) ไม่ให้เสียงการประชุมออกไปยังห้องควบคุมระบบได้

           – มีระบบติดต่อสื่อสาร (intercom) ระหว่างเลขาผู้นำเสนอและห้องควบคุมระบบ (AV control room)           
     – เพิ่มคุณสมบัติของชุดประชุมให้ทำการบันทึกการประชุมลง USB flashdrive ได้
           – ให้เตรียมแบตเตอรี่สำหรับชุดประชุมไร้สายไว้สำรอง จำนวน 10% โดยประมาณจากชุดประชุมทั้งหมด
           – ทำหน้าต่างแบบติดฟิล์มมองทางเดียวให้กับห้องควบคุมระบบโสตฯ ซึ่งกระจกที่ใช้จะเป็นกระจกลามิเนต (laminated glass) ซึ่งมีคุณสมบัติระดับการกันเสียงที่ STC (Sound Transmission Class) 25-30 โดยประมาณ 
           – กำหนดให้มี one-sheet instruction บอกวิธีการใช้งานระบบในแต่ละที่นั่ง ให้อยู่บนกระดาษเคลือบเล็กๆ 1 แผ่น

ต่อมา หลังจากที่ได้รับความต้องการของผู้ใช้งานแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการ:

2. สำรวจห้อง (site-survey) เพื่อที่จะได้ทราบถึงสภาวการณ์ของห้อง ณ ปัจจุบัน (study on the existing room’s environment) ซึ่งการสำรวจในที่นี้ประกอบไปด้วย การสำรวจค่าทางอะคูสติก การสำรวจอุปกรณ์ที่มีอยู่แล้ว (existing equipment) และ การสำรวจสภาพแสงและความสว่างของห้อง (existing room’s lighting and brightness)

โดยในการสำรวจค่าทางอะคูสติกของห้อง (room’s acoustical properties) นั้น ประกอบไปด้วยการหาค่าเสียงก้อง หรือ Reverberation Time 60dB (RT60) ซึ่งวัดแล้วได้อยู่ที่ประมาณ 0.8s (0.8 วินาที) ซึ่งถือว่าอยู่ในเกณฑ์ที่ค่อนข้างดี เหมาะสมสำหรับห้องประชุมแล้ว ด้วยค่าเสียงก้องที่ไม่ถึง 1 วินาทีดี ทำให้การปรับระบบเสียงให้ฟังดีและชัดเจนเป็นเรื่องง่าย โดยค่าดัชนีชี้วัดการส่งผ่านเสียงพูด (Sound-Transmission-Index, STI) ของห้องนั้นอยู่ที่ประมาณ 0.69 (จากสเกล 0-1 ซึ่ง 0 หมายถึงส่งผ่านเสียงพูดได้แย่ที่สุด และ 1 หมายถึงส่งผ่านเสียงพูดได้ดีที่สุด) ซึ่งสำหรับห้องนี้วัดได้ 0.69 โดยประมาณ จึงจัดว่าอยู่ในเกณฑ์ดีแล้ว (rating: good) 

อีกค่าหนึ่งที่มีผลต่อคุณภาพเสียงของห้องนั้นคือเกณฑ์เสียงรบกวน (noise curve) ซึ่งจากการวัด ได้ค่าอยู่ที่ประมาณ NC-48 ซึ่งถือว่าสูงมาก (ดังที่เแสดงในรูป 2.1 ข้างล่าง) และด้วยเสียงรบกวนนี้ทำให้ห้องนั้นไม่เงียบสงัดซะทีเดียว เวลาที่มีการหยุดพูดหรือมีการหยุดและปล่อยให้เงียบ (dead-air) ภายในห้องนั้น เสียงพัดลมของเครื่องคอมพิวเตอร์นั้นจะดังมาก ดังนั้นการหากล่อง (housing) มาครอบเครื่องคอมพิวเตอร์และบุข้างในกล่องเพื่อให้กั้นเสียงดังออกมาจึงเป็นสิ่งพึงกระทำหากเราต้องการยกระดับคุณภาพอะคูสติกของห้อง ทั้งนี้ในการทำกล่องครอบนั้นต้องคำนึงถึงระบบการไหลเวียนของอากาศ (air ventilation) เพื่อไม่ให้คอมพิวเตอร์ร้อนและเกิดการ “แฮ้งค์” ขึ้นมา